どうも！愛知県内で団体旅行の手配をおこなっている団体予約センターです。
本日は団体旅行で数々のコーディネートをさせて頂いたノウハウをもとに
社員旅行などで失敗しないためにも幹事さんの役に立つ内容をお届けさせて頂きます。
やることをリストを作成（ToDo）
まずはやらなければいけない事を明確にするためにリスト作成をしましよう。
はじめは思いつくことを一通り出して、その後優先順位を決めていきましょう。
やることリストのサンプル
- 前年度の幹事さんから情報を引き継ぎ
- 予算の確認
- 候補となる旅行先の情報収集
- 参加者へ希望の旅行先ややりたいことのアンケートの実施
- 参加者の重要事項（アレルギーの有無）の確認
- 旅行代理店に相談
- 旅行先（移動手段、宿泊先）、レクリエーション（例：いちご狩りなど）の決定
- 契約・手配
- 決済
- しおりもしくは案内メールの作成
- 事前準備
- 出発当日
- 宴会の準備
- 帰着・アンケートの実施
前年度の幹事さんから情報を引き継ぎ
前年度に社員旅行などをされている場合は、その時の幹事さんに評判が良かった点、悪かった点や注意事項などを聞いておきましょう。
予算の確認
基本的に社員旅行は積立や会社からの経費としておこなわれますので、一人あたりの予算を必ず確認しておきましよう。
候補となる旅行先の情報収集
候補地がないと、バラバラになる可能性が高いので候補地を出すことをおすすめします。予算内でどこに行けるかわからない場合は、インターネットでご自身で調べる場合だと方面ごとに調べないといけないので、おすすめなのは旅行代理店へ『一人あたり〇万円で総勢３０人、名古屋発だとどこにいけますか？』と聞くと大概の旅行代理店は無料である程度の候補地を提案してくれるかと思いますので、聞いてみることをおすすめします。
アンケートの実施
前の項目で予算は確認出来たと思うので、その予算内に収まる候補地を３つほど候補にしてアンケートを取ることをおすすめします
重要事項の確認
アンケートと同時に行いたいのは、参加者さんの持病やアレルギーなどの重要事項の確認です。特に持病がある場合は旅先に対応できる病院などをピックアップしておくと万が一の時も迅速に対応が出来るかと思います。アレルギーに関しては手配前に旅行代理店へ伝え、対応してもらうことで、アレルギー持ちの方も安心して参加出来るかと思います。
旅行代理店へ相談
候補地やレクリエーションかある程度固まったら、旅行代理店へ相談しましょう。これもインターネットでご自身で出来ますが人数が多ければ多いほど予約の際の手間や、決済の問題、予約出来る期間の問題などで思った以上に手間取る場合が多い方思います。
プランの決定
旅行代理店に相談後、正式な見積もりが出るかと思いますので、それをもとに会社へ報告、決済許可をもらいましょう。
契約・手配
会社から許可が出次第、旅行代理店へ手配をおこないましょう。この際必ず支払い条件などを確認しておきましょう。会社の支払日の関係で指定日がある場合は必ず伝えましょう。
支払い
契約時に決められた支払い条件をもとに旅行代理店へ支払いをしましょう。支払日が遅れた場合は最悪取り消しとなる旅行代理店もありますので気をつけて下さい。
しおりもしくは案内メールの作成
参加者さんからの似たような質問を減らしたり、旅行のイメージが共有できるため集合時間や工程表などを載せた簡単な旅行のしおりやメールを作成しましょう。ここで紙で配布する場合は帰ってきた際に記入出来るアンケートを入れたり、メールの際はインターネット上で公開されている無料のアンケートフォームを利用するのもおすすめです。
事前準備
出発時間や宿泊先への到着時間などの基本項目の確認や宴会やレクリエーション使う景品などの買い出しを行いましょう。
出発
幹事さんは各項目をおさらいや添乗員さんがいる場合は簡単な打ち合わせをするため、集合時間の１時間前くらいに集合場所についていることをおすすめします。当日の欠席の確認などもメールなどで来ていないか行いましょう。
人数確認を済ませたらいよいよ出発です。
宴会の準備
宴会の幹事を牽引される場合は、宴会の準備をおこないます。宴会後は２次会の確認をして一日が終了です。
帰着・アンケートの実施
帰るまでの道中で来年の幹事さんのためにもアンケートの実施をおこないましょう。
無事、帰ってきたら忘れ物の確認などをおこない幹事さんのお仕事は終了です。
まとめ
今回ご紹介したのは一例になりますが、幹事様の仕事の８割は準備となり、旅行の成功はこの準備次第です。もちろん突然幹事を任せられて困っている方や幹事経験者の方でも当社では無料でご提案させて頂きますので、社員旅行などの幹事でお困りの方はお気軽にお問合せ下さいね。
